Por... LEANNE ITALIE
Tenemos varias cuentas de correo electrónico, redes sociales, constantes transmisiones en vivo en distintos formatos, blogs, portales, calendarios electrónicos, mensajes instantáneos, contactos telefónicos, pago de cuentas online, claves de acceso y pantalla tras pantalla tras pantalla de información que hay que almacenar, compartir y sincronizar.
"La información a nuestra disposición no está ahogando", expresó Douglas C. Merrill, un ex ejecutivo de Google que tiene un doctorado en ciencias cognitivas.
Merrill sufrió de dislexia de niño, por lo que la organización es una prioridad para íél. Escribió un libro junto con James Martin llamado "Getting Organized in the Google Era" (Cómo organizarse en la era de Google).
Los seres humanos tendemos a llenarnos de cosas innecesarias que se acumulan y generan desorden, y el mundo digital no es la excepción. Nos desbordan la evolución tecnológica y la proliferación de nuevas herramientas. Los entendidos se manejan sin problemas en este mundo. La mayoría de los mortales, en cambio, no sabemos cómo lidiar con esta nueva realidad.
"Tengo varias cuentas de correo electrónico. Varios portales. Me demoro en devolver llamadas. Me doy por satisfecho si dejo de leer menos de 200 mensajes diarios", comentó Berit Brogaard, profesora de una universidad de San Luis, que cría sola un hijo de seis años.
Merrill dice que el primer paso para organizarse es admitir que uno tiene problemas para hacer varias cosas a la vez y que necesita ayuda para poner sus asuntos en orden.
Otro es informarse acerca de las numerosas herramientas que uno tiene a su disposición.
Merrill ofrece algunos consejos prácticos.
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NO ARCHIVE
Olvídese del concepto de crear carpetas para todo. La realidad es que eso no resuelve nada. Las carpetas, el papel y el ámbito digital deben ser mantenidos y el cerebro debe recordar dónde los has colocado.
"El problema es que nunca podemos hallar la información que hemos almacenado, de modo que apelamos a las carpetas y no sabemos quíé hacer con ellas", dijo Merrill. "La búsqueda es la nueva forma de organizarse. La búsqueda puede librarnos del fárrago de nuestras mentes imperfectas" permitiíéndonos ser un poquito complicados. Cuando se usan búsquedas bien definidas no perdemos tiempo encarpetando y despuíés buscando las carpetas.
Las aplicaciones en el escritorio electrónico no tienen por quíé ser complicadas ni caras. Están por doquier, incluso en Windows y en los sistemas operativos de las Mac y otras computadoras. Las herramientas como Google Desktop o Spotlight permiten buscar con la misma facilidad con que uno disfruta la red. Quicksilver es popular con los tecnófilos.
"El objetivo es evitar ser desbordado emocionalmente pidiíéndole al cerebro que haga cosas para las que no está preparado. Las computadoras saben buscar, uno no. Tienen buena memoria, uno no".
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USE PAPEL DE VEZ EN CUANDO
Uno piensa que Don Google jamás usaría papel. No es cierto.
"El papel es muy bueno para ciertas cosas", dijo Merrill, quien tiene su escritorio lleno de anotadores autoadhesivos en los que escribe ideas que se le van ocurriendo. Tambiíén usa formularios que pueden ser escaneados e impresos si necesita presentar documentos físicos
Desde hace tres díécadas que se promueve la idea de una oficina sin papeles. El objetivo, no obstante, es tener un sistema eficiente y a veces no viene mal usar papel. Todo depende de las circunstancias. De si hay que compartir esa información con mucha gente en la oficina o si, por ejemplo, preparamos un testamento o dejamos instrucciones para emergencias. En estos últimos casos, lo más aconsejable es tener copias impresas.
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CLAVES
Dado que uno maneja una cantidad de nombres de usuario y claves, no está de más escribirlas en papel. Pero eso puede no ser práctico si se tiene en cuenta que se recomienda cambiar esas claves casa seis meses. Merrill recomienda que uno se mande correos electrónicos a uno mismo con pistas sobre las claves.
Hay muchas herramientas para manejar claves. Lo importante, según el experto, es hacer cambios sustanciales periódicamente.
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EVITE EL DESORDEN INNECESARIO
En el mundo real, es imposible tener un escritorio sin papeles. Pero uno puede reducir el desorden organizando bien las cosas por sujeto, proyecto o función.
Merrill propone tomarse una hora cada semana para ver quíé hay en el escritorio y decidir lo que es prescindible, lo que puede ser convertido en documento digital, lo que puede ser guardado en un armario y lo que exige alguna intervención inmediata.
Es inevitable tener varias cuentas de correo electrónico, pero eso no debe ser una fuente de estríés. Uno puede revisar las cuentas con telíéfonos polifuncionales o a travíés de gmail, sin necesidad de estar pasando constantemente de un servidor a otro.
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REDES SOCIALES
Twitter, Facebook y las demás redes sociales tienen distintos significados para la gente. Para unos son una herramienta de trabajo, para otros un entretenimiento.
Hay muchas interfaces que nos permiten integrar nuestras redes sociales, como Tweetdeck o Brizzly. Cuando uno actualiza una red, actualiza todas.
"No quiero complicarme yendo primero a Facebook y despuíés haciendo lo mismo en Twitter", dijo Merrill
